10 HubSpot workflows alle B2B- virksomheder har brug for

Vil du udnytte HubSpots workflows til det ypperste og styrke dine salgs- og marketingprocesser i virksomheden? Du kan bruge disse kontakt-baserede workflows til at automatisere dine interne processer og sikre, at alle dine leads bliver behandlet ens i den følgende salgsproces.

Det er utrolig vigtigt, at du ikke spilder penge på at skaffe leads uden, at du har marketing automation og salgsprocesser sat op til at gøre dem brandvarme. Undgå at dine nye leads bliver tabt på gulvet, enten fordi din salgsafdeling bliver overloadet med aktivitetsinformation eller fordi dine leads ikke bliver ført længere ned i salgstragten med nyt content.

Vi har skrevet om de 10 vigtigste HubSpot workflows, som alle B2B-virksomheder bør have, hvis de arbejder med B2B-marketing og salg. Lær hvordan du både kan styrke din marketing automation og strukturere dine salgsprocesser med disse workflows.

1. Email automation baseret på dine leads’ efterfølgende website besøg
2. Email automation baseret på downloads eller formular-udfyldelse
3. Send gated content til leads udenom formularer
4. Fordél nye leads til den rigtige sælger
5. Sæt Lead Status på nye leads
6. Skift dine leads’ “Lifecycle Stage” med leadscoring
7. Nurture flows til din leadgenerering
8. Engagér efterladte leads
9. Vigtige interne notifikationer og opgaver
10. Workflow til nye kunder

1. Email automation baseret på dine leads’ efterfølgende website besøg

Hvilke sider er de mest vigtige på dit website? og hvad fortæller de dig om dine besøgende?

Du kan brainstorme de emner, som din hjemmeside italesætter og begynde at sende dine besøgende hen mod de unikke sider, der fortæller dig noget om, hvor de er i kunderejsen. Det kan trigger email marketing baseret på deres interesse. Disse emner kunne være:

• Industry (eks.: produktion, distribution, etc.)
• Produktindhold (eks.: Forskellige produktsider)
• Lead kvalificerende indhold (eks.: kundecases, prissider, demosider, powerpages, etc.)

Når du har identificeret nogle af dine vigtigste områder på din hjemmeside kan du begynde at lave emails, der er målrettet dine besøgendes adfærd i et workflow og sende dem disse emails, når de næste gang besøger hjemmesiden. På den måde rammer du dine leads, når de er varme, og når de bruger tid på deres researcharbejde.

Når du bruger målrettede emails på denne måde får du gennemsnitligt en 14,35% højere åbningsrate og 100% højere clickrate, end når du ikke segmenterer kampagner.

I eksemplet nedenfor har vi lavet et HubSpot workflow bestående af 4 emails til en fiktiv side til industrien “Distribution”.

• Email 1 – Har du nogen spørgsmål? En simpel, uformateret tekst email, der spørger den besøgende, om de har nogen spørgsmål til vores “Distribution” løsninger samt yderligere viden
• Email 2 – Et link til vores distribution blog på vores website
• Email 3 – Et link til vores distribution whitepaper på vores website
• Email 4 – Et link til vores distribution case study på hjemmesiden med en invitation til en demo eller salgsmøde

Tip: Du kan opdatere dine kontakts egenskaber i dit CRM baseret på sider, som leadet har besøgt. Har leadet besøgt Distribution kan du derfor sætte et interessefelt til at være “Distribution”.

2. Email automation baseret på downloads eller formular-udfyldelse

Dette workflow følger samme logik som ovenfor. Hvis en besøgende downloader noget fra dit website, som f.eks. en guide, whitepaper, demo eller deltager i et webinar, kan du etablere en række høj-aktuelle emails der fortsætter med at nuture dine leads med opfølgende og relevant indhold eller invitationer til lignende events.

 I eksemplet nedenfor har vores besøgende downloaded vores “Guide til Financial management til CFOer”. Fra denne download antager vi to ting:

1. De er en CFO eller ansat i finance
2. De er interesseret i emnet financial management og har måske behov for at styrke deres finansielle processer/ strukturer

• Email 1 – Tak for din download mail. En simpel, tekstbaseret email, der spørger den besøgende om de har nogle spørgsmål til det content, de lige har downloadet og med inspiration til andet indhold.
• Email 2 – En email med et link til en artikel: “10 Tips til at automatisere dine Finance management processer”
• Email 3 – Et link til et andet whitepaper på hjemmesiden: “2020 Trends All CFOs need to know”
• Email 4 – Et link til et case study på website med et tilhørende kort overblik og invitation til et rådgivningsmøde

Vi sender Email 1 – Thank you emailen med det samme, eller med et par minutters forsinkelse. Mail 2-4 sender vi med omkring 7 dages mellemrum.

Du kan bruge eksemplet ovenfor og bruge det i næsten hvilken som helst industri, emne eller produkt. Det vigtigste i sådan et workflow er, at holde indholdet, som du sender afsted, super relevant for målgruppen. De har downloadet et stykke indhold, som du ved understøtter kunderejsen og du ved derfor også, hvilket indhold leadet kunne finde interessant og som kan nurture leadet længere ned i salgstragten.

HubSpot lader dig sætte workflow emails op direkte i formularen. I formularen kan du planlægge op til tre opfølgning emails med forsinkelser. De er tekst-baseret og ligner simple Outlook emails.

Uden den fulde funktionalitet, som HubSpot normalt tillader med deres drag-and-drop email bygger. Med denne form for opfølgningsemails (Sequences) kan man dog ikke opsætte mål eller tilføje yderligere automatiserede trin i slutningen af email serien.

Derfor anbefaler vi altid kun at bruge disse simple automatiserede emails, hvis det skal gå hurtigt og skal være simpelt. I alle andre tilfælde anbefaler vi at lave din email automation gennem almindelige workflows.

Det giver dig meget mere fleksibilitet i opsætningen af dine mails i drag-and-drop byggeren, i opsætningen af workflow regler, automatiseringen af opdateringen af kontaktoplysninger og opsætning af selve email automatiseringen, som HubSpot er verdenskendt for.

3. Send gated content til leads udenom formularer

Lad ikke en formular stoppe dine leads fra at downloade eller se dit content. Du har jo allerede deres kontaktoplysninger og hvis du ikke bruger progressive forms til at berige kontaktdata yderligere, så behøver du ikke at kræve en formularudfyldelse af dine leads.

Hvis et af dine leads besøger en landingsside med en formular, men som ikke udfylder download formularen, så kan du opsætte et workflow til at sende dit nye stykke indhold til leadet “gratis” i en email uden, at leadet skal udfylde formularen.

I eksemplet nedenfor har leadet set vores on-demand demo video side, men har ikke udfyldt formularen. Vi vil jo rigtig gerne vise vores demo til leadet for at vise vores produkts muligheder og flytte leadet længere ned i salgstragten.

Derfor sender vi dem en email med et link til at se videoen udenom formularen. Du kan endda bygge dit workflow endnu sejere ved at indsætte en “If/then” regel i dit workflow, som sender en opfølgende email baseret på en handling. I dette tilfælde set video / engagerer sig med indholdet vs. ikke engageret.

• Email 1 – En simpel tekstbaseret email, der siger noget lignende: “Jeg så du var inde og snuse til vores demo. Du kan se vores demo video direkte her:___”
• Email 2 – En takke-besked sendt til de personer, der ser videoen. “Tak for at se vores video. Hvis du har nogen spørgsmål eller gerne vil sætte en personaliseret demo op så kontakt os.

Pro tip: Indrul kontakter i dine nurture workflows eller opdatér deres lifecycle state baseret på deres handlinger i workflowet. Altså, hvis de ser dit content uden om formularen, kan du opdatere deres status som et varmere lead.

4. Fordel nye leads til de rigtige sælgere

Dette workflow varierer efter størrelsen på din salgsorganisation, din kvalificeringsproces, salgsteam opdeling og andre organisatoriske faktorer.

Heldigvis er dette workflow fleksibelt og kan tilpasses netop dine salgsprocesser. Workflowet styrker din salgsproces ved at automatisk fordele nye leads til dine sælgere og sætte dem som ejere, så de hurtigt kan reagere på de nye leads, der kommer ind.

Hvis du kun har en enkelt sælger, kan du nemt tildele alle nye leads til denne person automatisk. Vi har dog oplevet, at virksomheder ofte har én person, der kvalificerer leads og sender disse videre til en mere erfaren sælger, når leadet er kvalificeret. I sådan en situation kan man lave et simpelt flow, hvor leadet tildeles til den kvalificerende først og derefter tildeler ud fra kvalifikationsprocessen:

Har du derimod et større salgsteam, der alle skal “fodres” med nye salgsklare leads, som fordeles ligeligt, så kan du lave et automatiseret workflow til det.

Dette workflow fordele dine leads ligeligt til specifikke brugere eller mellem et team. I eksemplet nedenfor bliver leads roteret mellem et salgsteam: 

Denne funktionalitet kræver dog, at du har HubSpot Sales Hub Professional / Enterprise eller Service Hub Professional / Enterprise.

Du kan også fordele dine leads baseret på deres land, så det matcher din salgsorganisation. Typisk har sælgere et geografisk eller produktbaseret ansvarsområde. Det er slut med at have din salgschef fordele leads til dine sælgere manuelt. Nu styrer workflowet det.

Når du sætter sådan et workflow op, er det vigtigt, at du sætter en forsinkelse på nogle minutter for at sikre HubSpot når at opdatere kontaktens oplysninger, før den bliver fordelt.

5. Sæt Lead Status på nye leads

Et enkelt workflow, der hjælper dig med din datadisciplin i dit CRM. Når en besøgende udfylder en formular på dit website, er deres lead status som regel blankt. Det er en standard i HubSpot. Lead status er dog et vigtigt felt til segmentering af din marketing, og vi anbefaler, at du altid sætter dine leads til at have en status frem for at være blanke. På den måde sikrer du dig, at nye leads bliver fulgt op på af dit salgsteam.

Sådan sætter du Lead status til “New”:

Nu kan du så opdatere din lead status fra “new” til “In progress”, efter dit lead har engageret sig med din markedsføring, eller når dit salgsteam har behandlet leadet. Dette workflow opdaterer lead status, når der er blevet udført en aktivitet (email, opkald, møde eller note) på leadet:

6. Skift dine leads’ “Lifecycle Stage” med leadscoring

Vi arbejder ofte med kunder, der håndterer kontakters lifecycle stages i HubSpot manuelt, fordi deres salgsproces er unik. For eksempel ændrer de en potentiel kundes status fra “Qualify” til “Develop” efter et telefonopkald eller email samtale.

Men det er en uholdbar løsning at gøre dette manuelt, hvis man er en større organisation, hvor antallet af leads og salgsaktiviteter er højt. Her kan automatisering hjælpe deres salgsteams til at fokusere på at gøre deres arbejde med de vigtigste leads i stedet for administrative processer.

For at lykkedes med dette skal du bruge Lead scoring. Lead scoring er en tilgang til marketing og salg, hvor man automatisk tilføjer point til dine leads ud fra deres handlinger på dit website, formular indsendelser, page views, email klik osv.

Du kan se hvordan nogle af de handlinger indikerer hvor varmt leadet er. Derfor er det en super god målestok for at flytte leads og deres lifecycle stage eller tildeles til et andet hold.

I eksemplet nedenfor har vi skiftet lifecycle stage fra marketing qualified lead (MQL) til et sales qualified lead (SQL) efter, at leadet får en score på 20. Vi skifter også kontaktejeren fra en marketingmedarbejder til én fra salgsteamet.

7. Nurture flows til din leadgenerering

Fra B2B-leadgenerering til at lukke salget, ligger der en kritisk proces for lead nurturing, der skal varme dit lead op og flytte det ned ad salgstragten.

• 66% af indkøbere fortæller, at relevant kommunikation fra marketing og salg har en indflydelse på deres valg af leverandør (com)
• 80% af nye leads bliver aldrig til salg. Virksomheder der arbejder med lead nurturing genererer 50% flere salgsklare leads til 33% lavere omkostning (Invesp)

Afhængigt af dine branche (Software as a Service, det offentlige, osv.) kan salgscyklussen måske være længere og kræve yderligere touchpoints inden en købsbeslutning bliver truffet. Det gør kun leadnurturing endnu vigtigere. HubSpot giver dig muligheden for at automatisere dette på mange måder. Her er to idéer til at gøre det med workflows:

Lifecycle stage

Som en del af din nuture strategi er det vigtigt, at du skræddersyer dit indhold og marketing til dine potentielle kunders placering i kunderejsen (og lifecycle stages i HubSpot). Din opgave bør være at bruge dit indhold og content til at guide dine leads til et muligt salg. Du kan begynde at opdele dit content og lifecycle stages efter dette:

• Top of funnel (subscriber, lead, marketing qualified lead): Uddannende content såsom blogs, webinars, guides, videos, osv.
• Middle of the funnel (sales qualified lead): Uddannende content + validerende content så som case studier, demo videor og produktbeskrivelser
• Bottom of the funnel (opportunty): Uddannende content + validerende content + value proposition content som produktspecifik information, kundeudtalelser, osv.

I eksemplet nedenfor udnytter vi, at HubSpot workflows automatisk kan indrulle kontakter i Email marketing sekvenser, hvor vi prøver at flytte dem fra at være et MQL til et SQL. Det indeholder 10 emails, som bliver leveret over 3 uger. Dette sikrer, at dine leads modtager en konsistent strøm af marketing emails relevante til deres placering i kunderejsen. Formålet er at flytte dine leads længere ned ad salgstragten.

Vær sikker på at opdatere dine Unenrollment og suppression indstillinger hvis du bruger denne type af workflow. I eksemplet ovenfor vil jeg gerne fjerne dem fra mit tidligere workflow (MQL) for at sikre, de ikke længere modtager de emails, hvis de rykker sig længere ned i salgstragten.

Vertikale workflows

Bruger du samme logik som ovenfor, så kan du også tilbyde MEGET mere skræddersyet indhold til dine leads til at flytte dem længere ned ad salgstragten. Et rigtig godt eksempel til at gøre dette er at bruge branche. Hvis du sælger produkter eller ydelser, der bruges forskelligt i brancher kan du sende dem relevant indhold netop tilpasset deres branche.

Ligesom ovenfor, udnytter vi HubSpots workflow muligheder til at automatisk tilføje leads til en email serie, når de går fra at være et MQL til et SQL. Vi bruger dog også andre kriterier for at blive tilføjet: deres branche. Igen har vi lavet 10 emails, der bliver sendt over 3 uger. Nu er vores emails dog ikke kun afgjort af dit leads position i kunderejsen, men også deres branche. Så når vi emailer dem en blog, så har vi valgt en specifik blog, der passer til deres branche.

Vær sikker på at sætte et mål for disse workflows! I dette eksempel ville vores mål være, at vores kontakts lifecycle stage flytter sig fra SQL til det næste stadie, Opportunity.

Nogle andre idéer, som du kan bruge til yderligere segmentering af leads i stedet for branche kunne være:

• Virksomhedsstørrelse
• Lead jobtitel
• Din produkt/ydelse, som de er interesseret i

8. Engagér efterladte leads 

Undgå, at dine leads falder mellem brædderne! Du kan opbygge automatiske workflows til at minde dit salgsteam om at række ud til en kontakt og følge op, hvis der er gået et vist stykke tid siden de sidst er blevet kontaktet af salg.

Vi har lavet et eksempel nedenfor, hvor vi laver en “Task” til dit salgsteam, hvor de skal tjekke op på et lead, hvis der er gået mere end 12 uger siden de sidst er blevet kontaktet af én fra salg. For at sikre, at vores salgsteam fokuserer på vores varmeste leads og dem med højest prioritet, tilføjer vi nogle flere kriterier for at sikre vores leads møder vores minimumskriterier for at blive kvalificeret.

I samme omgang kan du forsøge at re-engagere dine inaktive kontakter omkring nyt indhold, nye produkter, eksklusive tilbud eller rabatter. Til dette skal du bruge en samling af enrollment kriterier så som:

• Hvor længe siden de sidst har besøgt din hjemmeside (f.eks. mere end 6 måneder)
• Hvor længe siden de sidst har åbnet/klikket en email
• Osv.

9. Vigtige interne notifikationer og opgaver

Bruger dit salgsteam dit HubSpot activity feed aktivt? Hvis ja, så får de allerede en masse information, når et lead udfører særlige handlinger på websitet, klikker i dine emails, udfylder formularer eller lignende. Med sådan en overflod af daglige informationer uden kontekst, kan det hurtigt blive uoverskueligt for dine sælgere at agere efter disse usorterede handlinger og det er her der opstår en risiko for at tabe leads på vejen. 

Du kan bruge workflows til at opsætte notifikationer eller oprette Tasks, når et lead besøger en af dine vigtige sider eller foretager en særlig handling. Det kan hjælpe dit salgsteam med at følge op på de vigtigste handlinger hurtigt og reducere behovet for manuel kontrol og opførsel.

• Opret tasks til en HubSpot bruger
• Send en intern SMS til en HubSpot bruger
• Send en notifikation til teams eller brugere
• Send en intern email 

I eksemplet nedenfor opretter vi en email notifikation, når et lead besøger en demo side:

Husk, at email skabelonen til interne notifikationer indeholder så meget information på leadet som muligt, så du gør livet for din sælger nemmere og opfølgningen kan ske hurtigt. Du skal minimum overveje fornavn, efternavn, virksomhed, telefonnummer, seneste konvertering og link til deres fulde profil i HubSpot.

10. Onboarding workflow til nye kunder

Når leads og opportunities går til at blive en officiel kunde er der et hav af processer, der skal igangsættes. Du kan bruge HubSpot workflows til at håndtere nogle af disse manuelle processer. Her er nogle af dem vi selv bruger:

 Tilføj dine nye kunder til din kundeliste – Vi vil gerne tilføje dem til en liste af forskellige grunde:

Datahygiejne er kritisk og det er vigtigt at have en opdateret kundeliste. Vi bruger specifikke kundelister til at sende vigtige virksomhedsopdateringer til vores kunder såsom produktopdateringer. Derefter suppresser vi kunder fra vores marketing kommunikation. Det er der en hurtig måde at gøre, for at sikre, at vores nye kunder ikke får marketing budskaber frem for onboarding budskaber.

I sær i softwarebranchen er et godt trick at holde kunden ved ilden og undervise kunden i brugen af dit software og samtidig fortælle dem, hvordan din software har hjulpet dem – “du har lavet X antal email workflows i programmet”.

Opdatér Lead Status – Så snart en kontakt bliver en kunde kan du opdatere deres lead status til “closed” for at sikre, at salgsteamet ikke følger op på denne kontakt med salgsbudskaber.

Opdatér Contact owner – nu når din salgsproces er ovre, kan det være, at ejeren af kunde går fra en person fra salgsteamet til en customer service medarbejder i stedet. Du kan bruge et workflow, som dette:

Send emails – Når en kontakt bliver en kunde, skal der igangsættes nogle processer. Afhængigt at dit produkt/service, har du måske brug for at sende en kontrakt, onboarding email, en række trænings emails eller endda prøve på mersalg et stykke tid efter de blev kunde.

Disse scenarier er alle mulige at lave med HubSpot workflows. Du kan sende en email (eller en række af emails), når en kontakt bliver til kunde.

I eksemplet nedenfor sender en customer succes medarbejder en email 6 måneder efter, at kontakten blev en kunde. Formålet er at få en kundeudtalelse og for at få udfyldt en tilfredshedsmåling. Ved 1 årsdagen sender de en jubilæums email, der takker dem for at have været en kunde i et år.

Og det var de 10 HubSpot workflows!

Der har du dem!  10 workflows, som du kan sætte op sammen med dine salgsteams for at opnå succes i salgsprocessen og spare en masse tid ved at automatisere dine manuelle processer. For at måle succesen på dine workflows kan du opsætte mål på hver enkelt workflow eller tilknytte workflowet til en overordnet kampagne i HubSpot. Husk også, at kontakter bliver udrullet af workflows, når de har afsluttet workflowet.

Hvis du har nogen spørgsmål til om du udnytter dit nuværende HubSpot setup godt nok i forhold til automatiserede processer, eller savner du idéer til nye workflows, så kontakt os.