3 alternative måder at bruge HubSpot til at skabe overblik

Forestil dig en 15-årig uden strøm på sin smartphone. Se panikken i øjnene, når livlinen til kammeraterne er kappet, og doomscrolling på diverse sociale medier ikke længere er en mulighed.  

Cirka samme paniske udtryk ville opstå i blikket på mange sælgere eller marketingmedarbejdere, hvis HubSpot blev taget fra dem. 

Okay - "lige lovlig dramatisk", tænker du nok. Men selvom det måske er sat lidt på spidsen, er jeg overbevist om, at de fleste brugere af HubSpot er en smule afhængige. Og det er der nok en ret god grund til. 

HubSpot gør nemlig hverdagen meget lettere for medarbejdere i landets marketing- og salgsafdelinger. Jeg vil faktisk vove at påstå, at det også kan hjælpe dig – også selvom du ikke arbejder med salg eller marketing.  

Har du en stor bunke kontakter fordelt på Excel-filer, MailChimp-lister i Outlook eller et helt andet sted? Og er du træt af at skifte imellem systemer for at finde de rigtige informationer? Alene her er HubSpot en stor hjælp, fordi informationer samles ét sted, opdateres automatisk og integreres med mailklienter.

Men der er også rig mulighed for at tænke ud af boksen med HubSpot. Skal du for eksempel afholde et event, fordele opgaver, timer eller produkter mellem nogle personer, danne dig et solidt overblik over en ansættelses- eller udvælgelsesproces eller noget helt fjerde, hjælper HubSpot dig med at holde overblikket.

Har du svært ved at forestille dig, hvordan det er muligt?

Så lad mig præsentere dig for tre eksempler på alternative måder, du kan bruge HubSpot på.

1) Årets SMV styrer indstillings- og udvælgelsesproces i en salgspipeline

Et centralt redskab i HubSpots Sales Hub er pipelinen. En lineær proces med en række definerede stadier, som en deal skal igennem. Typisk er det en salgsmulighed, der går igennem en salgsproces med nogle bestemte stadier som f.eks. “Møde booket”, “Tilbud sendt” eller “Tilbud vundet”. Når man opretter en deal, placerer man den derfor i et stadie og flytter den manuelt frem eller tilbage mellem de forskellige stadier, alt efter hvor i processen, salgsmuligheden befinder sig. 

Men pipelinen kan også bruges til meget andet end en salgsproces. Årets SMV (et non-profit arrangement, der hvert år kårer Årets SMV-bestyrelse, -direktør og ESG Frontrunner) bruger f.eks. pipelinen til at håndtere processen med at indstille og udvælge kandidater.

Når en kandidat indstilles til en pris, sker det via en tilmeldingsformular, som er integreret på Årets SMV’s website. Et workflow i HubSpot sørger for, at der helt automatisk oprettes en deal med de informationer, som blev udfyldt i formularen, hver gang denne specifikke tilmeldingsformular udfyldes.

Dealen lander så i pipelinens første stadie, hvorefter udvælgelseskomiteen flytter den igennem de forskellige stadier, når bestemte handlinger udføres.

[Her ser du et udsnit af pipelinen med indstillede kandidater]

En del af processen er endda automatiseret ved hjælp af HubSpots såkaldte workflows. Efterhånden som dealen rykkes videre i pipelinen, sendes nemlig nogle automatiske e-mails til den indstillede. Der sendes også notifikationer til de medarbejdere, der arbejder med at udvælge finalister blandt de mange kandidater, så de husker at udføre vigtige opgaver i processen.

Her er altså ikke tale om en klassisk salgsproces, men en tidslinje med nogle definerede steps, som kandidaterne styres igennem. I stedet for en Excel-fil, styres det hele i dette dynamiske og delvist automatiserede setup, som giver et rigtig godt overblik. Noget som de fleste projektansvarlige sukker efter. 

2) Konsulentvirksomhed bruger HubSpot til at fordele ressourcer

HubSpot bygger på det, vi i daglig tale kalder et CRM-system (Customer Relationship Management). Det er i al sin enkelthed en database, der indeholder en masse oplysninger om dine kontakter. 

Prøv at forestille dig et klassisk Excel-ark, hvor du i øverste række indtaster nogle overskrifter og herefter udfylder data i de forskellige kolonner. Måske er det relevant at notere kontaktens fødselsdag, hvornår vedkommende sidst har foretaget en bestemt handling, hvilken virksomhed vedkommende er tilknyttet osv. Du kan filtrere i kolonnerne og oprette formler, statistikker m.m.

Alt dette kan du også i HubSpot. Det er bare meget mere fleksibelt og intuitivt. Du kan endda koble data sammen på tværs af elementer, så kontakter tilknyttes virksomheder, deals (salgsmuligheder) og tickets (supportsager). Og som en ekstra bonus, kan du automatisere mange processer og nemt vedligeholde data. 

Se, dét er smart!

I rekrutterings- og konsulentvirksomheder har man typisk aftaler med en række konsulenter, som sælges ind på periodespecifikke opgaver hos forskellige virksomheder.

En specifik konsultentvirksomhed bruger blandt andet HubSpot til at danne et overblik over deres mange tilknyttede konsulenter. F.eks. kan de se, hvem der er på opgave, hvornår der kommer nye opgaver i pipelinen, og hvilke konsulenter der er ledige til at komme på en opgave. Derudover har de alle data og informationer om konsulenterne samlet på den enkelte kontakt.

For at få et overblik over konsulenterne, benytter de sig af HubSpots såkaldte views. Her kan de vælge, hvilke kolonner de gerne vil se samt sætte filtre på for at sortere i kontakterne. Overblikket er dynamisk og ændres derfor hele tiden, efterhånden som automatiske handlinger foretages, eller informationer indtastes manuelt.

Lad os sige, at en konsulent står som ledig, men virksomheden lige har fået besked om, at vedkommende er startet op på sin egen opgave. I sådanne tilfælde ændres "Ledig" manuelt til "Egen opgave" direkte i overblikket. Derudover er der også sat et automatisk flow op, som ændrer status til "Optaget", når en deal (en opgave) kobles på en konsulent og placeres i stadiet "Opgave overleveret" i deres salgspipeline. Og status ændres tilbage til "Ledig", når slutdato overskrides, og dealen dermed automatisk flyttes til stadiet "Opgave afsluttet".

[Overblikket over kandidaternes tilgængelighed kunne se sådan ud.]

3) Årets SMV bruger HubSpot til eventplanlægning

Vores tredje eksempel tager også udgangspunkt i Årets SMV. På et tidspunkt i udvælgelsesprocessen åbnes der nemlig op for tilmelding til et stort awardshow, hvor finalisterne og de nominerede fejres. Et klassisk stort event, som skal planlægges, markedsføres og håndteres. Og det er her, HubSpot laver en solid photobomb.

Markedsføringen foregår blandt andet via nyhedsbreve og marketingmails, som løbende sendes ud til de nominerede. Disse e-mails bygges med HubSpots marketing tools og sendes ud til lister, der styres af nogle definerede filtre. I dette tilfælde sendes de f.eks. ud til kontakter, der er angivet som nominerede til en af de tre priser til Årets SMV. 

Selve tilmeldingen til showet styres også i HubSpot via en formular, men det foregår på Årets SMVs eget website, da formularen er integreret på tilmeldingssiden. Når en person udfylder formularen, oprettes vedkommende derfor automatisk i HubSpot og modtager en e-mail med bekræftelse på tilmeldingen. 

Alle disse kontakter bliver herefter synlige i et HubSpot view, som viser alle de tilmeldte. Her kan Årets SMV se, om der er tale om en indstillet kandidat eller en gæst, hvilken virksomhed vedkommende kommer fra, hvilket bord de skal placeres ved til awardshowet osv. Views som disse kan hele tiden ændres, hvis der f.eks. også er behov for at se, om vedkommende tidligere har deltaget i Årets SMV e.l. 

Som vores eksempel måske antyder, er der mange informationer og processer at holde styr på. Heldigvis foregår en stor del af det automatisk via HubSpot. Der er dog nogle manuelle processer, og her er HubSpots lister nyttige. F.eks. bruges listerne til at filtrere kontakter, så det er muligt at få en samlet liste med deltagerne til awardshowet. De kan også se, hvem af kandidaterne der har takket ja til interviews, hvem der endnu ikke har tilmeldt sig awardshowet, osv. 

Det gør det nu engang lidt nemmere at målrette e-mails og nyhedsbreve. Kandidater, der allerede har tilmeldt sig awardshowet, eller aktivt har takket nej til at deltage, skal nemlig ikke modtage en påmindelse om at huske at tilmelde sig. Og på samme måde skal kontakter, der ikke har tilmeldt sig, heller ikke modtage de e-mails med yderligere informationer om arrangementet, som sendes ud til de tilmeldte. 

Er HubSpot noget for dig? 

Skal du planlægge et større event som i Årets SMV's tilfælde, skal du fordele ressourcer på konsulenter, opgaver eller holde styr på større processer og massevis af informationer, kan HubSpot også komme dig til undsætning med overblik, notifikationer og automatisering.

Er du nysgerrig på, om HubSpot kan gavne din forretning? Brug vores kontaktformular eller book et uforpligtende møde, så vi kan se, om HubSpot er en løsning for dig.